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知识分享 | 每天做好3件事,打造你的时间管理系统

快帮集团  2021-01-27

我们总觉得时间不够用的,时间都去哪儿了?

每个人的时间是一样的,每天都是24小时,除去大多数人吃饭三餐加上睡眠的8-10个小时,还有14-16个小时,但很多人觉得,没有那么多呀,怎么能有十几个小时呢?上班8个小时,都不够用的。


每天好像很忙,又好像没做啥。月底一看,靠,怎么就做了一点点事情。


这就是典型的没规划,没有月度规划,没有周计划,没有日计划,没有日小结,没有周报,没有月小结,看着很忙,但没有效率。


没有规划,效率更加无从谈起,本来一天可以搞完的事情,不知不觉就拖到第二天,反正延期了,领导没问,算了,再拖一天吧,长此以往,效率给抛弃了,不知不觉,一年过去……


怎么办呢?

每天最重要的3件事。每天做好这3件事,就能打造出一个时间管理系统,形成一个自我管理的闭环。

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第一件事:吃掉那只青蛙。


青蛙是明天必须要处理完的事情,有时它也是当天最具有挑战性的事情。应该优先“吃青蛙”,如果每天早晨先做最有挑战的事,一天中其它事情就会显得无比轻松。


每次在午饭之前,甚至是上午10点之前,把青蛙吃掉,那种感觉简直是妙不可言,你会有一种大事已定的掌控感,就像语文考试,考两个小时,你开考30分钟就把作文写完了,剩下来的时间你会很从容。


这也是高效之人的秘密,高效的人之所以高效并不是因为他每天做了很多事,而是因为他每天都把精力放到最重要的事情上。


那何谓重要呢?其实就是推进之后,你的人生会产生实质性进展的那些事。这些事通常会比较难,比较复杂,比较有挑战性。


如果先做其他事,故意逃避和拖延那件重要却复杂的事,结果发现小事做得再多,只要那件重要的事情没有推进,始终是焦虑的。那些小事无法给我们带来真正的成就感,也无法给我的生活带来真正的改变。


所以每天的第一件事,应该是先吃掉那只青蛙。


第二件事:清空收件夹。


收件夹系统一般包括三部分:即时通信、电子邮件、纸质或电子笔记本。


清空收夹,就是把“杂事”统一收集进“收件夹系统”,加工成下一步行动后统一处理,马上丢弃、授权他人、立刻行动或者放进“行动提示系统”。


一个纸质的笔记本是不错的选择,将微信或电子邮件和别人即时沟通产生的杂事、脑子里突然迸发出来的行动灵感,都可以马上记录到纸质笔记本上。


好的时间管理系统就像人体的消化系统,“杂事”是食物,“收件夹系统”是嘴巴,中间加工成下一步行动的环节是咀嚼,四种处理对应不同消化器官的消化吸收和废物排出。对应青蛙来讲,这些杂事我们可以将它们看做是小蝌蚪,我们给予每只小蝌蚪十分钟左右的时间进行处理,每天的杂事就可以得到及时的清理。


第三件事:每日重开机。


每日重开机其实就是复盘,通过反思问题、总结成功经验、改善不足、升级方案、制定下一步计划使得生活恢复秩序。经过复盘,达到的效果宛如电脑卡顿的时候开机重启。

首先,你要回顾计划,并诚实地记录计划完成情况。为了更好地回顾,最好在执行过程就开始追踪。


其次,你要把感到阻力的部分,总是做不到的地方找出来,做不到、或者做得不顺的原因是什么,是否能找到对应的解决方案来优化它。


看起来做这三件事看起来并不是很难,事实上也确实是每个人都可以做的到,只是贵在支持以恒,吃掉那只青蛙、清空收件夹、每日重开机,坚持做到这三点,一个礼拜、一个月、一年坚持下来,必定会发现有很大的收获。


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